Điều khoản chung – Dịch vụ vận chuyển

 

1.    Các định nghĩa – Mục đích hoạt động :

1.1  Các điều khoản chung dưới đây được lập ra dựa trên các điều khoản chung trong lĩnh vực vận chuyển hàng hoá và đại diện thương mại được thẩm định và cấp phép tại Hà Lan. Các điều khoản chung dưới đây được hợp thức hoá cùng với các dịch vụ và định hướng kinh doanh của công ty VIEC – Vietnam Import Export Company (VIEC). Đăng ký hoạt động kinh doanh ngày 11 – 11 – 2011 tại phòng Thương Mại thành phố Nijmegen. Đăng ký số: 54699002.

1.2  Người gửi hàng hoá – chủ hàng hoá: Là khách hàng được đăng ký mã số khách hàng tại công ty VIEC và lập yêu cầu gửi hàng hoá tại VIEC.

1.3  VIEC – Vietnam Import Export Comapany (VIEC): Là tổ chức dưới hình thức công ty mang tính thương mại. Là đại diện cho cho người gửi hàng hoá – chủ hàng hoá – khách hàng đã đăng ký mã số khách hàng tại VIEC để thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng hoá với tư cách là tổ chức trung gian, đại diện cho khách hàng để tìm kiếm công ty trực tiếp thực hiện việc vận chuyển, nhằm tối ưu hoá phương thức vận chuyển và giá thành dịch vụ và tiện lợi nhất cho khách hàng.

 

2.    Bưu kiện – Quy Định – Trách Nhiệm

2.1  Bưu kiện là những hàng hoá được đóng trong thùng và được gửi đến văn phòng của VIEC. Người chủ bưu kiện là khách hàng của VIEC. Bưu kiện sẽ được gửi đến văn phòng của VIEC theo địa chỉ đăng ký chính thức tại phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Gelderland – thành phố Nijmegen – Hà Lan với trọng lượng tối thiểu 1kg – cho dịch vụ vận chuyển Hà Lan về Việt Nam. Với bưu kiện dưới 1kg, thì vẫn chịu mức phí dành cho bưu kiện có trọng lượng 1kg.

2.2  Chủ hàng sẽ là người đóng gói hàng hoá hoặc chịu trách nhiệm về chất lượng đóng gói và số lượng hàng hoá khi hàng hoá được giao tới văn phòng của VIEC. Chủ hàng có thể yêu cầu VIEC đóng lại hàng hoá, tương ứng với dịch vụ đóng gói hàng hoá của VIEC.

2.3  Bưu kiện quá khổ: Là các bưu kiện có trọng lượng thực nhỏ trong khi có thể tích đóng gói quá lớn. Để biết hàng hoá có bị rơi vào dạng quá khổ hay không, người gửi có thể tự kiểm tra theo công thức tính sau:

Trọng lượng thể tích = Chiều dài x Chiều rộng x Chiều cao (cm) / 5000

Nếu trọng lượng thể tích tính ra theo công thức này lớn hơn trọng lượng thực tế của bưu kiện thì bưu kiện sẽ bị tính theo trọng lượng quá khổ (nghĩa là chi phí sẽ được trả theo trọng lượng thể tích được tính ra theo công thức trên). Ngược lại nếu trọng lượng thực tế lớn hơn trọng lượng thể tích thì hàng hoá sẽ chỉ được tính chi phí theo trọng lượng thực tế. Để giúp khách hàng giảm tối thiểu chi phí cho bưu kiện quá khổ, VIEC có dịch vụ đóng gói lại hàng hóa. Chi phí của dịch vụ đóng gói lại hàng hoá sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Vui lòng liên hệ với VIEC để có giá cụ thể về dịch vụ này. Chi phí đóng gói lại sẽ dao động từ EUR 1 đến EUR 6 cho 01 kg hàng hoá. Chủ hàng phải có mặt tại thời điểm đóng lại hàng hoá để tránh việc thất lạc hoặc hư hại hàng hoá của chủ hàng.

2.4  Mục đích của dịch vụ đóng gói lại bưu kiện của VIEC là nhằm giúp khách hàng tiết kiệm tối đa chi phí do bưu kiện quá khổ mang đến; Bảo vệ hàng hoá bên trong tốt hơn trong quá trình vận chuyển từ Hà Lan về Việt Nam.

      Việc đóng gói lại hàng hoá sẽ diễn ra trong một quy trình khép kín, có giám sát đặc biệt và khách hàng sẽ phải có mặt tại thời điểm đóng lại hàng hoá. Để chắc chắn 100% không thiếu hàng và không hư hỏng hàng hoá do việc đóng lại gây ra. Vì nếu việc thiếu hàng hay hư hại hàng hoá sau khi VIEC đóng lại hàng hoá sẽ không thuộc trách nhiệm của VIEC. Khách hàng sẽ nhận được email thông báo nếu bưu kiện nằm trong diện quá khổ. Khách hàng có 24 tiếng đồng hồ để đưa ra quyết định có đồng ý để đóng gói lại hàng hoá hay không. Nếu thời điểm khách hàng nhận được email là 01 ngày trước ngày chốt hàng, thì khách hàng sẽ có 1 tiếng đồng hồ để đưa ra quyết định. Chủ hàng chịu trách nhiệm về nội dung, số lượng cũng như chất lượng hàng hoá trong mọi trường hợp. Dưới yêu cầu của chủ hàng, bưu kiện có thể được gửi thẳng đi mà không cần đóng lại. Tuy nhiên chủ hàng sẽ chịu chi phí sinh ra nếu hàng hoá bị rơi vào diện quá khổ.

 

3.    Hàng hoá không hợp lệ

3.1  Hàng hoá không hợp lệ là các hàng hoá bị cấm xuất hoặc nhập theo quy định của quốc gia mà hàng hoá sẽ được xuất đi hay nước nhập vào. Hàng hoá không hợp lệ sẽ có thể bị huỷ mà không cần có sự chấp thuận hay có mặt chứng kiến của chủ hàng – Theo luật pháp của nước sở tại khi phát hiện hàng hoá cấm. Chủ hàng hoá sẽ chịu trách nhiệm về việc có hàng hoá cấm trong bưu kiện của mình. Khách hàng chịu trách nhiệm về việc tự tìm kiếm thông tin về các hàng hoá bị cấm trước khi sử dụng dịch của VIEC. VIEC có thể hỗ trợ và tư vấn về vấn đề này.

3.2  Những hàng hoá cấm bao gồm tất cả những hàng hoá trong danh mục hàng hoá cấm của quốc gia mà hàng hoá đó đến hoặc đi, tính tại thời điểm khi hàng hoá bị kiểm tra và xác nhận. Bao gồm có những hàng hoá sau. Lưu ý danh mục hàng hoá cấm có thể thay đổi theo luật định hiện hành của mỗi quốc gia. VIEC có thể hướng dẫn chủ hàng để tìm hiểu các thông tin này. Tuy nhiên người chịu trách nhiệm cuối cùng là chủ hàng hoá.

·      Hàng hoá có thể bị phân huỷ sinh học (thực phẩm; cây cối; thực vật…)

·      Hàng hoá yêu cầu phải được giữ trong một điều kiện môi trường hoặc nhiệt độ nhất định

·      Hàng hoá có chứa nồng độ Cồn (Alcohol)

·      Chất gây nghiện, ma tuý, dược phẩm cấm tại quốc gia đi và quốc gia điểm đến

·      Hàng hoá dễ cháy nổ, có khí nén bên trong, bình xịt hoặc có nguồn điện dự phòng bên trong như Pin hoặc acqui

·      Vũ khí

·      Hàng hoá có thể gây thất thoát cho kinh tế (hàng nhái, hàng cấm nhập khẩu, hàng cấm xuất khẩu)

·      Động vật chết hoặc còn sống

·      Tiền tệ

·      Hàng hoá dễ vỡ, dễ hỏng

 

4.    Nhiệm vụ và trách nhiệm

 

4.1  Nhiệm vụ và trách nhiệm của người gửi – chủ hàng: Chủ hàng hoá hay còn gọi là người gửi hàng phải hoàn tất thủ tục đăng ký khách hàng trước khi có thể sử dụng dịch vụ tại VIEC. Người gửi có trách nhiệm đóng gói hàng hoá theo tiêu chuẩn Air Cargo theo tư vấn của VIEC, nhằm tránh việc hàng hoá bị rơi vào dạng quá khổ hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Nếu bưu kiện bị rơi vào dạng quá khổ theo điều 2.3 thì người gửi có thể yêu cầu VIEC đóng lại theo dịch vụ đóng gói sẵn có của VIEC.

      Người gửi hàng có trách nhiệm về nội dung, chất lượng và số lượng của hàng hoá; Toàn bộ chi phí có thể phát sinh trước / sau khi hàng hoá tới được văn phòng của VIEC, như: thuế nhập, thuế xuất, phí gửi hàng đến VIEC v.v…

      Người gửi phải kê khai và cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hoá và chịu trách nhiệm về những thông tin này. Người gửi phải cung cấp đầy đủ và đúng thông tin người nhận hàng. Người gửi hàng cũng là người sử dụng dịch vụ của VIEC phải đọc và đồng ý với các điều khoản chung trước khi sử dụng dịch vụ của VIEC. Thanh toán phí dịch vụ theo yêu cầu về phương thức thanh toán của VIEC. Thông báo cho người nhận hàng hoá, thực hiện theo các yêu cầu của VIEC để việc nhận hàng diễn ra nhanh gọn và hợp pháp. Nếu hàng hoá không giao được cho người nhận hoặc người nhận từ chối nhận hàng, thì người gửi – chủ hàng sẽ chịu các chi phí phát sinh trong toàn bộ quá trình vận chuyển cũng như lưu kho.

4.2   Nhiệm vụ và trách nhiệm của VIEC: VIEC là công ty trung gian trong toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hoá theo điều 1.3 và sẽ thay mặt khách hàng như một đại diện thương mại để tìm kiếm dịch vụ vận chuyển tại nước sở tại. Vì vậy trách nhiệm của VIEC sẽ được xem như trách nhiệm của một công ty trung gian theo luật định tại Hà Lan. Trong trường hợp có vấn đề xảy ra với hàng hoá của người gửi, VIEC sẽ thay mặt người gửi làm việc với công ty / tổ chức trực tiếp thực hiện việc vận chuyển để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng của VIEC.

VIEC có trách nhiệm nhận hàng hoá khách hàng gửi tới; kiểm tra bên ngoài bưu kiện, nếu phát hiện hư hỏng, hoặc nghi ngờ bất thường sẽ phải thông báo với chủ hàng thông qua email hoặc các phương tiện liên lạc hiện thời. Thực hiện việc kiểm tra hàng hoá theo quy định của luật pháp Hà Lan. Kiểm tra trọng lượng và thông báo với chủ hàng. Đóng lại bưu kiện nếu cần thiết theo tiêu chuẩn của Air Cargo và để giúp giảm tối đa trọng lượng quá khổ của bưu kiện nhằm giảm chi phí cho khách hàng. Việc đóng lại hàng hoá sẽ được tính theo dịch vụ đóng gói tại VIEC. Toàn bộ quy trình đóng lại hàng hoá diễn ra trong một quy trình khép kín dưới sự giám sát của chặt chẽ của nhân viên và diễn ra một trên một, cho từng bưu kiện một, từng khách hàng một, nên sẽ không thể xảy ra việc hư hỏng hoặc thiếu hàng của khách hàng. VIEC sẽ hướng dẫn khách hàng mua bảo hiểm hàng hoá nếu khách hàng có nhu cầu. Do nội dung hàng hoá không thuộc quyền và trách nhiệm của VIEC nên:

VIEC sẽ không chịu trách nhiệm nếu hàng hoá bị thu giữ, tiêu huỷ bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay hàng hoá không giao được do lỗi của người gửi và / hoặc người nhận; Hàng hoá bị huỷ hoại do đặc tính tự nhiên; Các thiệt hại gián tiếp do những nguồn lợi không thực hiện được do việc mất mát, suy suyển, hư hỏng bưu kiện và chuyển phát chậm gây nên. Hoặc do khiếu nại quá thời hiệu quy định.

4.3  Nhiệm vụ và trách nhiệm của người Nhận Hàng: Sau khi được thông báo bưu kiện đã sẵn sàng được giao, người nhận sẽ mang theo giấy tờ tuỳ thân (CMND hoặc bằng lái xe) có hình và thông tin cá nhân để có thể lấy được hàng hoá tại điểm giao hàng. Người nhận phải kiểm tra trọng lượng và chất lượng hàng hoá ngay tại điểm giao hàng. Trong trường hợp có vấn đề phải yêu cầu bên giao hàng lập biên bản và gửi lại cho VIEC để giải quyết. Hàng hoá sau khi rời khỏi điểm giao hàng tại Việt Nam là đã hoàn tất toàn bộ dịch vụ vận chuyển.

4.4  Đền bù hư hỏng hoặc thất lạc hàng hoá: VIEC là công ty trung gian nên sẽ không có tư cách pháp lý để trực tiếp đền bù tổn thất gây ra trong quá trình vận chuyển cho khách hàng. Mà VIEC sẽ đại diện cho khách hàng để làm việc với các công ty / tổ chức trực tiếp thực hiện việc vận chuyển hàng hoá. Trong trường hợp khách hàng đã mua bảo hiểm vận chuyển cho hàng hoá thông qua VIEC, VIEC sẽ đại diện cho khách hàng, làm việc với công ty bảo hiểm để thực hiện việc đền bù theo các điều khoản của công ty bảo hiểm dành cho khách hàng. Trong trường hợp hàng hoá không có bảo hiểm, VIEC sẽ đại diện cho khách hàng để yêu cầu các công ty / tổ chức trực tiếp thực hiện việc vận chuyển tìm ra nguyên nhân và có trách nhiệm đối với việc hư hỏng hay thất lạc hàng hoá của khách hàng. Thông thường mức đền bù trong trường hợp chỉ khi toàn bộ bưu kiện bị thất lạc mà khách hàng không có bảo hiểm là 5EUR / kg và tối đa là 120EUR cho mỗi một vụ. Nếu mua bảo hiểm khách hàng có thể được đền bù toàn bộ số hàng theo hoá đơn. Lưu ý là bảo hiểm chỉ thực hiện đền bù khi toàn bộ kiện hàng bị hư hỏng hoặc bị thất lạc. Công ty bảo hiểm sẽ không đền bù khi hàng hoá bị thiếu hụt mà bưu kiện không bị hư hỏng. Bảo hiểm hàng hoá sẽ được thực hiện với mức tối thiểu giá trị hàng hoá là 2500EUR và tối đa là 100.000,-EUR. Chi phí bảo hiểm thông thường là 5% tổng giá trị hàng hoá có hoá đơn đi kèm với bưu kiện.

4.5 Bưu kiện không được nhận hoặc không giao được cho người nhận: Trong trường hợp người nhận tại Việt Nam vì một nguyên nhân khách quan / chủ quan, không nhận bưu kiện. Người gửi hàng sẽ có thời gian 15 ngày để quyết định cách xử lý bưu kiện này. Bưu kiện sẽ được lưu kho tại Hà Nội trong một tháng với mức phí 2 EUR/kg. VIEC sẽ liên lạc với người nhận cũng như người gửi hàng để có thoả thuận hình thức giao nhận bưu kiện cuối cùng trong thời gian một tháng đó. Nếu cả hai bên không đi đến được thoả thuận cuối cùng, thì VIEC sẽ ra quyết định cuối cùng về việc xử lý bưu kiện. Mọi chi phí phát sinh người gửi hàng sẽ chịu trách nhiệm.

 

Vietnam Import Export Company / NL Media Marketing

Address: Meijhorst 6002

6537KT Nijmegen - The Netherlands

The Dutch Commercial Registration: 54699002

Headquarters number. 000023676973